Forum Ouvert travailler en intelligence collective avec tous vos collaborateurs
devenir créatifs à grande échelle!
Au fil des années, Ordinata a acquis une belle expérience dans la préparation et l’organisation de journées de réflexion en intelligence collective en grands groupes, appelées « Forum Ouvert ». Cette méthodologie (en anglais « Open Space Technology ») pour des groupes pouvant aller de 5 à plusieurs milliers de participants, a été développée par l’américain Harrison Owen dans les années 1980 et diffusée dans le monde francophone par la québécoise Diane Gibeault, qui nous en a transmis les fondements en 2007-2008. Depuis lors, chaque Forum Ouvert que nous avons accompagné a été une aventure passionnante. Actuellement, un nombre croissant d’entreprises et de collectivités se sent prêt à faire confiance à leur collectif pour trouver des solutions créatives à un questionnement majeur, pour mieux saisir une opportunité importante ou pour se renouveler en prenant le chemin de l’innovation.
comment ça marche ?
Un projet de Forum Ouvert se déroule en trois grandes étapes.
L’étape 1 - la préparation. Le succès du Forum Ouvert dépend largement de la qualité de sa préparation. Ensemble, nous cherchons avec soin un lieu adapté à la taille du groupe. Puis nous nous attelons à la définition de la « Grande Question », le thème central du Forum Ouvert. Celui-ci doit être assez précis pour que le collectif puisse se concentrer sur l’essentiel, et suffisamment large pour que la créativité des participants soit stimulée à explorer un maximum d’horizons différents. La Grande Question est envoyée aux participants avec l’invitation au Forum Ouvert.
L’étape 2 - le Forum Ouvert. Les participants sont accueillis dans la salle principale pour une brève introduction aux principes de fonctionnement d’un Forum Ouvert. Puis l’ordre du jour est défini par les participants eux-mêmes et noté sur un grand tableau. Chacun peut proposer des thèmes de discussion en réponse à la Grande Question. Des groupes se forment et s’autogèrent pour discuter de ces thèmes et en faire un compte rendu. Les participants constituent leur propre programme de la journée, rejoignant les discussions qui les motivent et contribuant activement aux travaux de groupe. Les comptes rendus des différentes discussions sont affichés dans la salle principale. Chaque participant s'organise pour prendre ses pauses à son gré; un coin cafeteria est à disposition avec des boissons et de quoi manger tout au long de la journée. Au cours de l'après-midi, le collectif a la possibilité de prioriser certaines réflexions, puis des groupes sont constitués pour définir sur place les premiers plans d'action. Une évaluation finale permet de recueillir les avis des participants sur cette journée insolite. L'ensemble des flip-charts est photographié et constituera le résultat tangible de la journée.
L'étape 3 - le suivi. L'intelligence collective ayant fait son oeuvre, il s'agit maintenant de prévoir la suite. Comment allons-nous nous organiser en interne pour mettre en oeuvre les plans d'action? Quels résultats du Forum Ouvert nécessitent une validation par la direction ? Comment prioriser les actions et les inscrire dans le calendrier du collectif ? Quelle communication prévoir sur le suivi du Forum Ouvert ? Nous abordons ces questions ensemble lors d'une ou deux séances de bilan & perspectives.
Deux formats sont à disposition :
- le Forum Ouvert pour grands groupes (plusieurs dizaines à plusieurs centaines de participants) tel que présenté ici, ou bien
- le Forum Ouvert Express, organisé plus rapidement, dans les locaux d'Ordinata, pour un maximum de 20 participants.
témoignage d'un Forum Ouvert
En octobre 2023, Ordinata a organisé un Forum Ouvert réunissant 90 personnes de 5 sections différentes de l'Office AI Fribourg. L'objectif était de trouver de nouvelles voies pour ces sections de collaborer plus étroitement ensemble. Pierre Esseiva, chef de section réadaptation professionnelle, conseil en réinsertion professionnelle, et Marie-Claire Bürgy, cheffe de section des demandes de réadaptation ou rentes adultes, ont répondu à nos questions: vous trouverez ici leur témoignage.
vos prochains pas
- Echangez avec une personne de confiance en interne sur l'opportunité d'organiser un Forum Ouvert pour votre entreprise ou institution. Avez-vous déjà une petite idée de la thématique globale que vous aimeriez approfondir avec les membres de votre collectif ?
- Rencontrons-nous pour explorer les possibilités d'un Forum Ouvert pour vous : prenez contact avec Ordinata pour un entretien exploratoire.
primeurs
nouvelles des workshops
pour approfondir
et encore ...
« On a chaque fois intégré toutes les personnes concernées, chacun a pu donner sa contribution. Les participants ont pu comprendre que chacun ne fonctionne pas de la même façon, qu’il y a une richesse à partager. »
André Magnin, ingénieur cantonal, chef de Service des ponts et chaussées de l'Etat de Fribourg